SISTEM ADMINISTRASI
SISTEM ADMINISTRASI
Banyaknya perusahaan kecil yang tidak membiasakan diri membuat catatan-catatan tentang kegiatan yang terjadi dalam perusahaannya. Data-data transaksi, keuangan, perjanjian dagang, harta, persediaan dan sebagainya sangat terbatas sekali. Tidak jarang bahwa janji dagang atau pesanan terlupakan karena tidak dicatat dengan baik. Proses produksi menjadi terhambat hanya karena akibat tidak diketahui bahwa persediaan bahan baku sudah habis karena tidak adanya catatan gudang atau produksi.
Para pengurus hanya menghandalkan daya ingat dengan sedikit catatan untuk menunjang kebiasaan yang diambilnya. Mereka cenderung menggunakan naluri dalam mengelola perusahaannya. Dalam prinsip pengelolaan modern, catatan tentang semua aktivitas perusahaan mutlak diperlukan Jika catatan aktivitas perusahaan tidak tersedia, tentunya evaluasi itu tidak dapa dilakukan dengan baik.
Pencatatan semua kegiatan perusahaan yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan tugas administrasi. Tugas tersebut meliputi pencatatan transaksi, keuangan, produksi, persedian, perkantoran dan lain-lain yang mempengaruhi kelancaran perusahaan.
ADMINISTRASI PERUSAHAAN KECIL
Ketidak beresan administrasi dapat mengganggu kelancaran jalannya perusahaan. Karena masalah administrasi tidak dapat diabaikan dalam pengelolaan perusahaan kecil. Lalu bagaimana administrasi yang baik dan apa saja yang harus dicatat berhubungan dengan pengelolaan perusahaan kecil?
Semua itu tergantung keadaan yang bersangkutan. Tetapi pada prinsipnya semua hal dan kejadian yang perting bagi pengelolaan perusahaan harus dicantumkan. Hal ini memerlukan pangalaman, bentuk dan model pencatatan yang bermacam-macam dan perlu diperhatikan catatan harus rapi, sistematik, tertib dan sederhana sehingga mudah diperiksa dan dikendalikan. Biasanya yang banyak digunakan adalah dalam bentuk daftar atau kolom-kolom, atau sering juga dengan sistem kartu.
Di dalam sistem Administrasi perusahaan kecil terdapatnya hal hal sebagai berikut :
a. Pendapatan dan Pengeluaran
Pendapatan dan Pengeluaran digunakan oleh kebanyakan usaha kecil dan merupakan akuntansi dengan pencatatan tunggal - mencatat penerimaan dan pengeluaran saja. Akuntansi pencatatan rangkap mencakup buku besar dan yang lainnya untuk mencatat setiap kegiatan sebagai bentuk debet dan kredit di dalam buku Anda. Di masa lalu semua orang menganggap bahwa semua bisnis perlu menggunakan metode pencatatan rangkap yang kurang praktis, namun kini banyak pemilik usaha kecil yang cukup menggunakan sistem pencatatan tunggal. Akuntansi dengan pencatatan tunggal dapat dilakukan di atas kertas ataupun dengan komputer. Program yang menjalankan akuntansi dengan pencatatan tunggal antara lain Quicken dari Intuit dan Microsoft Money.
b. Pengeluaran Kas
Uang yang Anda keluarkan di dalam usaha harus dipertanggungjawabkan apabila Anda ingin punya catatan atas seluruh pengeluaran bisnis dalam satu tahun tertentu. Sekurangnya ada dua cara untuk melakukannya: Anda menulis cek untuk dibayar kepada diri Anda sendiri atau menyimpan catatan kas kecil.
Apabila Anda memilih untuk membayar kepada Anda sendiri dengan cek, catat saja semua tanda terima uang dan jumlahkan setiap minggu, dua minggu, atau bulan, tergantung volume pengeluaran Anda. Buatlah catatan untuk setiap kategori pengeluaran, untuk tujuan pajak dan tulis cek kepada diri Anda sendiri untuk jumlah totalnya. Pada catatan cek, tulis 'cek sendiri, dapat diganti dengan uang' untuk membedakannya dari pendapatan yang terkena pajak. Atau, Anda dapat menyimpan catatan kas kecil dengan menulis sebuah cek untuk kas kecil dan mencatat setiap pengeluaran yang dibayarkan dari kas kecil.
c. Piutang Dagang
Apabila produk atau jasa Anda dibayarkan pada saat produk dikirim atau jasa diberikan, maka Anda tidak perlu sistem pelacakan piutang dagang. Namun, apabila Anda menyediakan produk atau jasa di mana orang membayar kemudian, maka Anda perlu melacak piutang dagang. Anda dapat memantau piutang dagang dengan menyimpan salinan dari semua salinan tagihan yang dikirim atau dengan menyimpan catatan piutang dagang. Apa pun caranya, informasi yang perlu dicatat antara lain: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur, syarat pembayaran, tanggal pembayaran, jumlah dibayarkan, dan nama tertagih.
Banyak program perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat faktur dan melacak waktu serta pengeluaran untuk setiap pelanggan. Program ini dapat menghemat banyak waktu pemilik usaha dan menciptakan faktur yang nampak profesional. Namun, menurut Ed Slott, penulis buku "Your Tax Questions Answered", (Plymouth Press), dengan pencatatan piutang dagang dengan komputer, sudah sepantasnya apabila Anda dapat menagih pembayaran secara lebih cepat atau dapat melakukan pelacakan dari mana uang Anda datang secara lebih baik. Kalau tidak, sistem pencatatan di kertas pun sangat efektif. Program yang dapat membuat faktur atau mencatat waktu antara lain: QuickFaktur dari Intuit software; Timeslips and WinFaktur dari Good Software; dan PerForm Pro Plus dari Delrina.
d. Utang Dagang
Utang dagang adalah utang perusahaan Anda untuk barang dan jasa dari pihak lain. Dengan mencatat berapa utang Anda dan kapan jatuh temponya, Anda dapat menjaga kredibilitas dan memegang uang selama mungkin.
Pemilik usaha dengan sedikit utang dagang biasanya menggunakan folder file tipe akordeon dengan label tanggal untuk keperluan pelacakan. Perusahaan kecil lainnya cukup membayar rekening dua kali sebulan dan menyimpan semua rekening ini ke dalam folder "Untuk Dibayar". Perusahaan besar menggunakan catatan kertas yang dikelola oleh kreditor. Sistem mana pun yang dipilih, Anda harus menyimpan informasi berikut ini tentang utang dagang: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur, jangka waktu pembayaran, tanggal dibayarkan, jumlah dibayarkan, saldo (jika mungkin), serta nama dan alamat pelanggan.
e. Catatan Kegiatan Perusahaan
Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat maka perlu ditelusuri semua kegiatan perusahaan kemudian dikelompokkan menurut jenis kegiatannya.
Dibawah ini beberapa contoh macam catatan dan kegiatan yang mungkin dapat dipakai sebagai pembanding didalam perusahaan kecil.
Tabel 1. Macam catatan dan materi atau kegiatannya.
Macam catatan Materi atau kegiatan yang dicatat
Catatan perjanjian dagang Dengan siapa janji itu dibuat, waktu, isi janji dan keterangan lain yang perlu
Catatan pemasaran Nama-nama distributor atau agen, identitas, waktu pengiriman, pemberian komisi jadwal pengiriman barang dan keterangan lainnya.
Catatan pemesanan dan pengiriman
Catatan gudang
Catatan proses produksi
Catatan kepegawaian
Catatan surat menyurat Nama dan alamatjumlah pemesanan pengiriman barang, waktu pengiriman barang dan sebagainya.
Jenis nama dan barang, jumlah arus keluar masuk barang dari gudang tanggal dan kondisi barang.
Jenis, jumlah, arus keluar masuk barang, kondisi barang dan lain-lain.
Data dan identitas pegawai, jumlah upah/gaji, prestasi kerja dan catatan lainnya.
Mencatat semua surat yang masuk maupun yang keluar dengan mencatat tanggal proses surat, isi surat dan keterangan lainnya yang penting.
Contoh diatas adalah sebagian saja dari tugas pencatatan perusahaan. Masalah lain yang perlu dicatat dapat ditentukan sesuai kegiatan dan kepentingan selanjutnya catatan tersebut disimpan sehingga mudah untuk digunakan kembali.
SISTEM PEMBUKUAN PERUSAHAAN KECIL
Pembukuan merupakan bahan informasi untukmengetahui keadaan keuangan perusahaan seperti transaksi keuangan, biaya, laba, rugi, pajak yang harus dibayar dan sebagainya. Juga diketahui jika ada penyimpangan sehingga perbaikan dapat dilakukan dengan segera. Diketahui pula bagaimana kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajiban finansialnya dan dapat diramalkan bagaimana hari depan perusahaan. Disamping itu kejelasan catatan keuangan merupakan keharusan pada waktu mengajkan pinjaman kepada lembaga pengkreditan.
Data yang dicatat tergantung jenis dan kegiatan usaha serta informasi yang dibutuhkan agar perusahaan dapat beroperasi secara efisien. Banyak ragam prisedur pencatatannya diantaranya adalah metode tata buku atau akunting.
Ada dua macam tata buku yaitu:
1. Tata buku berpasangan, buku ini sering digunakan oleh perusahaan menengah dan perusahaan besar.
2. Metode tata buku tunggal yang lebih sederhana dan mudah diterapkan diperusahaan kecil.
Dalam tata buku tunggal, proses proses pembukuan diawali dengan membuat daftar inventaris dan neraca. Kemudian kejadian sehari-hari dalam perusahaan ditata dalam buku harian. Dari buku harian ini dapat dibuat ikhtisarnya dan disusun keuangan yang meliputi neraca dan perhitungan laba ruginya.
Membuat Inventaris dan Neraca
Inventaris Menurut definisinya inventaris mengacu pada persediaan segala barang sumber daya baik hutang maupun yang digunakan dalam sebuah perusahaan yang dapat berbentuk Bahan mentah, Pekerjaan-dalam-proses, Barang jadi, Suku cadang komponen,
Didalam daftar inventaris diterangkan keadaan harta dan utang menyebutkan harga masing-masing pada waktu tertentu, disebut pula nilai harga bersihnya beserta modelnya. Dari daftar inventaris ini dibuat neraca yang menunjukkan himpunan antara harta dan utang. Data-data dikutip dari daftar inventaris dengan menampilkan harta disebelah kiri dan utang disebelah kanan. Sisi-sisi tabel neraca ini sering disebut dengan debet kredit.
Kedua daftar diatas biasanya dibuat sekali setahun. Dalam daftar inventaris semua jumlah dicatat dalam sebuah lajur berturut-turut kebawah yang disebut bentuk stuffer. Sedang bentuk neraca yang terdiri dari dua bagian kanan dan kiri disebut skontro.
Pengelolaan Inventaris
Ada bermacam-macam gagasan mengenai inventaris. Salah satu pemikiran adalah bahwa mempunyai inventaris adalah tidak dapat dihindari karena biaya untuk tidak mempunyai inventaris pada saat nasabah menginginkan mereka lebih tinggi dari biaya yang ditanggung untuk pemilikan inventaris. Pemikiran lain sangat percaya bahwa inventaris adalah akar dari segala kecurangan dalam berproduksi. Dengan kata lain, kehadiran inventaris mengandung arti bahwa dibalik tingkat inventaris, perusahaan sedang menyembunyikan kekurangan efisiensi tertentu dari produksi.
Modul ini terfokus kepada pemikiran yang pertama. Jika inventaris tidak dapat dihapuskan secara menyeluruh dan produksi tanpa persediaan merupakan situasi yang ideal, maka inventaris paling tidak harus dikelola.
Inventaris ada untuk memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan nasabah. Inventaris biasanya juga ada untuk memperlancar arus barang melalui proses produksi khususnya bagi pusat pekerjaan yang mempunyai ketergantungan. Alasan utama kehadirannya adalah perlindungan terhadap ketidakpastian pemasok. Keberadaan inventaris juga memungkinkan pemanfaatan realistis dan sebesar-besarnya dari perlengkapan dan tenaga kerja.
Berapa biaya dari pengadaan inventaris?
Ada dua kelompok biaya yang terkait dengan inventaris –
(1) biaya untuk menyimpan inventaris, dan
(2) biaya untuk tidak menyimpan inventaris.
Biaya untuk menyimpan inventaris mencakup biaya unit bahan; biaya pemesanan atau pemesanan ulang; dan biaya penyimpanan.
• Bilamana perusahaan menghasilkan bahan yang dibutuhkan untuk membuat produk, biaya pemesanan ulang diganti dengan biaya penyiapan mesin atau melakukan perubahan kegiatan.
• Biaya penyimpanan pada umumnya mencakup biaya gudang, asuransi kebakaran dan pencurian, serta administrasi gudang.
• Biaya tidak berwujud yang berkaitan dengan penyimpanan inventaris adalah kerugian peluang yang berhubungan dengan investasi dalam inventaris yang kalau tidak bisa dikeluarkan untuk usaha yang lebih menguntungkan.
Biaya untuk tidak menyimpan inventaris terutama terkait dengan kehilangan goodwill dan hilangnya pendapatan sekiranya terjadi kekurangan inventaris belum lagi adanya kemungkinan menyebarnya kejadian seperti itu ke para calon nasabah.
Apa yang dimaksud dengan manajemen inventaris?
Manajemen inventaris berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian inventaris. Perencanaan inventaris mencoba untuk mencari jawaban atas dua pertanyaan dasar:
• Kapan Memesan -Pertanyaan ini berhubungan dengan konsep pemesanan ulang. Ini merupakan sistem dimana setiap bahan yang digunakan secara teratur dipesan ulang kalau persediaan berkurang sampai tingkat tertentu. Tingkat tersebut biasanya merupakan fungsi dari waktu penyelesaian proses, permintaan harian, dan stok yang aman.
• Berapa banyak yang Harus Dipesan - Kuantitas yang dipesan ditentukan melalui Kuantitas Pesanan Ekonomis.
Ada dua sistem perencanaan inventaris mendasar - (1) model pesanan dalam jumlah yang tetap, dan (2) model berdasarkan waktu yang tetap.
Kebijakan inventaris perusahaan yang menggunakan Model Pesanan dalam Jumlah Tetap adalah dengan memesan kuantitas standar kalau titik untuk pemesanan ulang tercapai tanpa menghiraukan kapan ini terjadi. Ini dipicu kejadian dan bergantung kepada permintaan atas barang-barang tersebut. Model ini dapat diterapkan untuk:
• Barang-barang yang lebih mahal
• Barang-barang yang lebih penting
Model Waktu Tetap adalah sistem perencanaan inventaris yang lain di mana kebijakan inventaris adalah untuk memesan bahan atau suku cadang pada waktu yang telah ditentukan tanpa menghiraukan apakah titik pemesanan ulang telah tercapai. Kebijakan ini dipicu oleh waktu dan tidak melibatkan penghitungan fisik barang inventaris. Model ini berlaku berdasarkan kondisi sebagai berikut:
• Barang-barang yang tidak begitu mahal dan tidak begitu penting
• Vendor/pembeli bisa mendapatkan pesanan baru jika mereka melakukan kunjungan teratur/rutin ke para nasabah.
• Vendor/pembeli akan menggabungkan pesanan untuk mengurangi biaya pemesanan dan pengangkutan.
Karena sistem tersebut dipicu oleh waktu, maka maka dibutuhkan jumlah persediaan diatas rata-rata untuk melindungi diri dari kehabisan persediaan selama masa peninjauan.
Bagaimana cara mengendalikan persediaan?
Sistem Pengendalian Inventaris dirancang untuk memantau tingkat inventaris dan merancang sistem dan prosedur bagi pengelolaan inventaris secara efektif. Dalam pengadaan sistem untuk mengelola inventaris, ada dua wilayah keputusan penting - (1) penggolongan inventaris dan (2) ketepatan pencatatan inventaris.
Strategi pengendalian inventoris mencakup sebagai berikut:
• Analysis ABC – ini merupakan teknik yang menggolongkan inventaris perusahaan menurut tiga golongan berdasarkan voluma dolar tahunan.
Voluma dolar tahunan dihitung sebagai berikut:
ADV = permintaan tahunan atas setiap barang inventaris x biaya per unit
Berdasarkan ADV maka semua barang inventaris dapat digolongkan sebagai berikut:
Penggolongan Keterangan
Kelas A ADV tinggi biasanya mewakili sekitar 15% dari jumlah barang inventaris tetapi mencapai sekitar 75-80% dari jumlah biaya inventaris.
Kelas B ADV cukup tinggi yaitu mewakili sekitar 30% dari jumlah barang tetapi 15-25 % dari seluruh nilai.
Kelas C ADV adalah rendah, mewakili sekitar 55 % semua barang tetapi hanya 5% dari seluruh nilai.
Penggolongan ini menyatakan secara tidak langsung bahwa semua barang Kelas A perlu memiliki tindakan pengendalian lebih keras, meramalkan secara lebih akurat, dan membutuhkan jumlah pemasok lebih banyak.
Perhitungan Siklus
Perhitungan siklus melibatkan pemeriksaan/ audit tanpa henti terhadap semua barang inventaris. Ini memanfaatkan penggolongan barang inventaris dari analisis ABC. Ada tiga prosedur penting dalam perhitungan siklus:
• Hitunglah barang-barang inventaris.
• Periksa kebenaran terhadap catatan.
• Dokumentasikan segala ketidaktepatan.
• Telusuri penyebab dari segala ketidaktepatan tersebut.
• Ambil tindakan perbaikan.
Perhitungan siklus dilakukan secara teratur dan tanpa pengumuman sebelumnya. Frekuensi perhitungan siklus bergantung kepada penggolongan barang-barang inventaris, sebagai berikut:
Penggolongan Frekuensi Perhitungan Siklus
Kelas A Satu kali sebulan
Kelas B Sekali dalam satu kuartal
Kelas C Setiap enam bulan sekali
Pengadopsian 5S
Sistem 5S adalah sistem yang berasal dari Jepang tentang teknik pengaturan rumah tangga secara praktis dan meliputi lima pilar:
Kata Jepang Terjemahan Bahasa Inggris Keterangan
SEIRI Menyortir Sebuah TINDAKAN untuk menyortir dan menggolongkan mereka apakah dibutuhkan atau tidak dibutuhkan. Semua barang yang tidak dibutuhkan disingkirkan atau dibuang sedangkan barang-barang yang dibutuhkan dikelola dan disimpan dengan saksama.
SEITON Menyusun Sebuah TINDAKAN untuk menaruh setiap barang yang dibutuhkan di lokasi yang benar dan memastikan bahwa barang tersebut dalam keadaan baik. Ini meliputi penggunaan label, tanda, sistem penyimpanan dan pemeliharaan catatan untuk membuat penyimpanan dan penemuan kembali semua barang ini lebih mudah.
SEISO Menyapu Sebuah TINDAKAN untuk membersihkan tempat kerja Anda dengan saksama untuk memastikan kebersihan dan kerapiannya.
SEIKETSU Membersihkan KEADAAN dimana standar tinggi pemeliharaan rumah tangga yang baik dijaga sehingga tidak ada debu dan karat dimana saja dan bahwa seluruh karyawan memiliki komitmen terhadap 3S yang pertama.
SHITSUKE Shitsuke KEADAAN dimana semua anggota mempraktekkan 4S diatas dengan spontan dan siap sedia sebagai jalan hidup dan menjadi budaya perusahaan.
Neraca :
Unsur utama dari neraca adalah:
• Harta = sumberdaya ekonomi seperti bangunan, perlengkapan, tanah, kendaraan bermotor, jumlah yang dihutang oleh pelanggan (piutang), paten dan deposito bank.
• Kewajiban = kewajiban ekonomi untuk membayar jumlah tertentu yang pasti dan wajar pada satu waktu di masa mendatang. Ini merupakan klaim terhadap bisnis oleh kreditor.
• Modal = bunga residu dari pemilik di dalam bisnis.
Unsur khusus dari neraca adalah:
• Harta Lancar = termasuk tunai dan aset lain yang di dalam jalannya bisnis secara normal akan berubah menjadi tunai biasanya dalam waktu satu tahun sejak tanggal neraca. Ini terdiri atas tunai, sekuritas yang dapat diperdagangkan (atau investasi sementara), piutang, inventaris, dan biaya dibayar di muka (pembayaran di muka, seperti asuransi, di mana bisnis belum menerima keuntungan). Oleh karena itu, harta lancar biasanya adalah harta kejra lancar di mana harta itu secara konstan diubah menjadi uang tunai.
• Harta Tetap = disebut juga properti, bangunan, dan perlengkapan, ini menunjukkan aset-aset yang tidak dimaksudkan untuk dijual dan yang akan dipakai seterusnya untuk membuat produk, menampilkannya, menyimpannya, mengangkutnya. Harta tetap biasanya terdiri atas tanah, bangunan, mesin, dan perlengkapan kantor.
• Depresiasi = dimaksudkan untuk tujuan akuntansi sebagai penurunan nilai manfaat akibat keausan dari penggunaan dan berjalannya waktu. Nilai tetap juga akan menurun nilai manfaatnya dari sudut kemutakhirannya akibat penemuan baru dan teknologi maju yang diperkenalkan. Biaya yang keluar untuk mendapatkan properti, bangunan, dan perlengkapan harus menyebar di sepanjang usia manfaat yang diperkirakan. Metode yang umum digunakan adalah depresiasi garis lurus. Tanah tidak terkena depresiasi.
• Kewajiban Lancar = biasanya mencakup semua hutang yang jatuh tempo dalam setahun. Pembayaran yang dibuat untuk hutang lancar biasanya datang dari harta lancar bisnis.
• Hutang Dagang = menunjukkan jumlah yang dihutang oleh bisnis ke kreditor bisnis reguler dari mana bisnis membeli barang atau jasa.
• Nota Bayar = uang yang dihutang ke bank atau pemberi pinjaman lainnya (yang tercantum di dalam nota kesanggupan (promes) yang telah diberikan oleh peminjam).
• Kewajiban Akrual Dibayar = dapat mencakup gaji dan upah yang dibayarkan ke karyawan, bunga terhadap dana yang dipinjam dari bank, premi asuransi dan item sejenis. Sepanjang jumlah yang dihutang belum dibayar pada tanggal neraca, biaya ini dikelompokkan sebagai total di bawah biaya akrual dibayar.
• Pajak Penghasilan Dibayar = jumlah yang diutang dan dibayar ke BIR
• Kewajiban Jangka Panjang = hutang yang jatuh tempo setelah satu tahun dari tanggal laporan keuangan
Membuat Buku Harian
Buku harian adalah Seluruh kegiatan harian perusahaan yang memengaruhi kekayaan perusahaan seperti pembelian, penjualan, peneriamaan dan pembayaran, harus dicatat terus menerus secara kronologis. Seriap kegitan tersebut dilakukan.
Buku harian menyebut tangggal kejadian, keterangan dan jumlahnya yang dicatat berdasarkan bukti-bukti, faktur dan sebagainya.
Karena banyaknya kejadian yanng dicatat maka sebaiknya setiap jenis kegiatan dibuat dibuku tersendiri sehingga tidak semberawut. Semua kegiatan bisa ditulis dalam buku harian, tetapi bisa juga dipisah-pisahkan misalnya buku bank, kas, pembelian, penjualan, produksi dan buku memorial pelengkap. Untuk membantu buku harian sering pula perusahaan membuat buku tambahan yang diantaranya buku utang (kredit), piutang (debitur), gudang dan sebagainya. Jadi banyak pembukuan yang dapat dibuat dalam perusahaan dan semua itu tergantung jenis dan kegiatan usahanya serta kebutuhannya. Kesemuanya dibutuhkan bagi perusahaan kecil.
Banyak catatan lain yang semestinya dibuat, baik yang menyangkut keuanagan maupun tidak. Bentuk catatan itu hendaknya sesederhana mungkin sehingga mudah dipergunakan dan dibawa, jika dipandang perlu maka tugas-tugas pembukuan dan administrasi dapat diserahkan pada tenaga mahir, satu hal lagi yang tidak boleh dilupakan yaitu dalam pembukuan catatan perlu disediakan dana atau biaya. Untuk menghemat biaya itu diharapkan ketelitian agar jangan sampai ada catatan yang tumpang tindih, jangan membuat catatan yang sebenarnya tidak dilakukan dan catatan yang tidak akan diperlukan sebaiknya dimusnakan.
Prosedur Pencatatan Operasional
Prosedur pencatatan operasional dilakukan sesuai dengan pola kegiatan yang mengikuti setiap aktivitas operasioanal. Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi:
a. Kegiatan Pembelian:
1. Prosedur pembelian bahan
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan utang.
b. Kegiatan Penerimaan:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur persetujuan kredit
3. Prosedur pengiriman uang
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang.
c. Kegiatan Kas Masuk dan Kas Keluar:
1. Bagian administrasi dan Keuangan (BAK) mengirim Surat Tangan (ST) kepemesanan
2. BAK menerima ST, Faktur Penjualan (FJ) dan Kas atau Cek dari pemesanan.
3. BAK mencatat adanya kas masuk
4. BAK menerima ST dan Laporan Pengiriman Barang (LPB) dari pemasok
5. BAK mengirim kas, cek serta surat tagihan ke pemasok
6. BAK mencatat adanya kas keluar
7. BAK menerima laporan persediaan barang dan laporan penggunaan biaya-biaya dari bagian pemasran
8. BAK menerima laporan pemakaian bahan baku dan laporan penggunaan biaya-biaya dari bahan operasional.
Pencatatan Prosedur Pemesanan
Yang dimaksud costing dalam berproduksi adalah menghitung biaya proses produksi untuk menentukan harga pokok produksi. Unsur-unsurnya adalah:
1. Biaya bahan langsung
2. Biaya tenaga langsung
3. Biaya pabrik tak langsung
Biaya bahan langsung merupakan biaya dari perolehan semua bahan yang dapat langsung diperhitungkan kedalam harga pokok dari barang jadi yang diproduksi. Untuk perusahaan genteng misalnya tanah merah.
Biaya tenaga langsung merupakan biaya tenaga kerja ynag ikut berperan langsung dalam proses produksi. Untuk pabrik mebel misalnya upah tukang.
Biaya pabrik tak langsung merupakan biaya-biaya yang dikelaurkan sehubungan dengan adanya proses produksi. Untuk biaya pabrik tak langsung terdiri atas;
1. Biaya bahan penolong, misalnya lembaga percetakan
2. Biaya tenga tak langsung yaitu biaya upah untuk tenaga yang tidak terlibat langsung dalam proses produksi, misalnya sopir truk.
3. Biaya pemeliharaan dan servis peralatan
4. Biaya asuransi dan sejenisnya.
5. Biaya fasilitas penunjang, misalnya listrik, telpon dan PAM.
Untuk memudahkan perhitungan dan kegiatan produksi memberikan informasi langsung mengenai biaya. Volume dan laba (BVL) atau suatu jenis produk, serta kapan harus dimulai dan saat harus selesai. Misalnya pada industri kulit akan memberikan informasi langsung tentang BVL dari masing-masing tumpukan produk seperti dari anyaman, sovenir atau tas kulit.
Banyaknya perusahaan kecil yang tidak membiasakan diri membuat catatan-catatan tentang kegiatan yang terjadi dalam perusahaannya. Data-data transaksi, keuangan, perjanjian dagang, harta, persediaan dan sebagainya sangat terbatas sekali. Tidak jarang bahwa janji dagang atau pesanan terlupakan karena tidak dicatat dengan baik. Proses produksi menjadi terhambat hanya karena akibat tidak diketahui bahwa persediaan bahan baku sudah habis karena tidak adanya catatan gudang atau produksi.
Para pengurus hanya menghandalkan daya ingat dengan sedikit catatan untuk menunjang kebiasaan yang diambilnya. Mereka cenderung menggunakan naluri dalam mengelola perusahaannya. Dalam prinsip pengelolaan modern, catatan tentang semua aktivitas perusahaan mutlak diperlukan Jika catatan aktivitas perusahaan tidak tersedia, tentunya evaluasi itu tidak dapa dilakukan dengan baik.
Pencatatan semua kegiatan perusahaan yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan tugas administrasi. Tugas tersebut meliputi pencatatan transaksi, keuangan, produksi, persedian, perkantoran dan lain-lain yang mempengaruhi kelancaran perusahaan.
ADMINISTRASI PERUSAHAAN KECIL
Ketidak beresan administrasi dapat mengganggu kelancaran jalannya perusahaan. Karena masalah administrasi tidak dapat diabaikan dalam pengelolaan perusahaan kecil. Lalu bagaimana administrasi yang baik dan apa saja yang harus dicatat berhubungan dengan pengelolaan perusahaan kecil?
Semua itu tergantung keadaan yang bersangkutan. Tetapi pada prinsipnya semua hal dan kejadian yang perting bagi pengelolaan perusahaan harus dicantumkan. Hal ini memerlukan pangalaman, bentuk dan model pencatatan yang bermacam-macam dan perlu diperhatikan catatan harus rapi, sistematik, tertib dan sederhana sehingga mudah diperiksa dan dikendalikan. Biasanya yang banyak digunakan adalah dalam bentuk daftar atau kolom-kolom, atau sering juga dengan sistem kartu.
Di dalam sistem Administrasi perusahaan kecil terdapatnya hal hal sebagai berikut :
a. Pendapatan dan Pengeluaran
Pendapatan dan Pengeluaran digunakan oleh kebanyakan usaha kecil dan merupakan akuntansi dengan pencatatan tunggal - mencatat penerimaan dan pengeluaran saja. Akuntansi pencatatan rangkap mencakup buku besar dan yang lainnya untuk mencatat setiap kegiatan sebagai bentuk debet dan kredit di dalam buku Anda. Di masa lalu semua orang menganggap bahwa semua bisnis perlu menggunakan metode pencatatan rangkap yang kurang praktis, namun kini banyak pemilik usaha kecil yang cukup menggunakan sistem pencatatan tunggal. Akuntansi dengan pencatatan tunggal dapat dilakukan di atas kertas ataupun dengan komputer. Program yang menjalankan akuntansi dengan pencatatan tunggal antara lain Quicken dari Intuit dan Microsoft Money.
b. Pengeluaran Kas
Uang yang Anda keluarkan di dalam usaha harus dipertanggungjawabkan apabila Anda ingin punya catatan atas seluruh pengeluaran bisnis dalam satu tahun tertentu. Sekurangnya ada dua cara untuk melakukannya: Anda menulis cek untuk dibayar kepada diri Anda sendiri atau menyimpan catatan kas kecil.
Apabila Anda memilih untuk membayar kepada Anda sendiri dengan cek, catat saja semua tanda terima uang dan jumlahkan setiap minggu, dua minggu, atau bulan, tergantung volume pengeluaran Anda. Buatlah catatan untuk setiap kategori pengeluaran, untuk tujuan pajak dan tulis cek kepada diri Anda sendiri untuk jumlah totalnya. Pada catatan cek, tulis 'cek sendiri, dapat diganti dengan uang' untuk membedakannya dari pendapatan yang terkena pajak. Atau, Anda dapat menyimpan catatan kas kecil dengan menulis sebuah cek untuk kas kecil dan mencatat setiap pengeluaran yang dibayarkan dari kas kecil.
c. Piutang Dagang
Apabila produk atau jasa Anda dibayarkan pada saat produk dikirim atau jasa diberikan, maka Anda tidak perlu sistem pelacakan piutang dagang. Namun, apabila Anda menyediakan produk atau jasa di mana orang membayar kemudian, maka Anda perlu melacak piutang dagang. Anda dapat memantau piutang dagang dengan menyimpan salinan dari semua salinan tagihan yang dikirim atau dengan menyimpan catatan piutang dagang. Apa pun caranya, informasi yang perlu dicatat antara lain: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur, syarat pembayaran, tanggal pembayaran, jumlah dibayarkan, dan nama tertagih.
Banyak program perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat faktur dan melacak waktu serta pengeluaran untuk setiap pelanggan. Program ini dapat menghemat banyak waktu pemilik usaha dan menciptakan faktur yang nampak profesional. Namun, menurut Ed Slott, penulis buku "Your Tax Questions Answered", (Plymouth Press), dengan pencatatan piutang dagang dengan komputer, sudah sepantasnya apabila Anda dapat menagih pembayaran secara lebih cepat atau dapat melakukan pelacakan dari mana uang Anda datang secara lebih baik. Kalau tidak, sistem pencatatan di kertas pun sangat efektif. Program yang dapat membuat faktur atau mencatat waktu antara lain: QuickFaktur dari Intuit software; Timeslips and WinFaktur dari Good Software; dan PerForm Pro Plus dari Delrina.
d. Utang Dagang
Utang dagang adalah utang perusahaan Anda untuk barang dan jasa dari pihak lain. Dengan mencatat berapa utang Anda dan kapan jatuh temponya, Anda dapat menjaga kredibilitas dan memegang uang selama mungkin.
Pemilik usaha dengan sedikit utang dagang biasanya menggunakan folder file tipe akordeon dengan label tanggal untuk keperluan pelacakan. Perusahaan kecil lainnya cukup membayar rekening dua kali sebulan dan menyimpan semua rekening ini ke dalam folder "Untuk Dibayar". Perusahaan besar menggunakan catatan kertas yang dikelola oleh kreditor. Sistem mana pun yang dipilih, Anda harus menyimpan informasi berikut ini tentang utang dagang: tanggal faktur, nomor faktur, jumlah faktur, jangka waktu pembayaran, tanggal dibayarkan, jumlah dibayarkan, saldo (jika mungkin), serta nama dan alamat pelanggan.
e. Catatan Kegiatan Perusahaan
Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat maka perlu ditelusuri semua kegiatan perusahaan kemudian dikelompokkan menurut jenis kegiatannya.
Dibawah ini beberapa contoh macam catatan dan kegiatan yang mungkin dapat dipakai sebagai pembanding didalam perusahaan kecil.
Tabel 1. Macam catatan dan materi atau kegiatannya.
Macam catatan Materi atau kegiatan yang dicatat
Catatan perjanjian dagang Dengan siapa janji itu dibuat, waktu, isi janji dan keterangan lain yang perlu
Catatan pemasaran Nama-nama distributor atau agen, identitas, waktu pengiriman, pemberian komisi jadwal pengiriman barang dan keterangan lainnya.
Catatan pemesanan dan pengiriman
Catatan gudang
Catatan proses produksi
Catatan kepegawaian
Catatan surat menyurat Nama dan alamatjumlah pemesanan pengiriman barang, waktu pengiriman barang dan sebagainya.
Jenis nama dan barang, jumlah arus keluar masuk barang dari gudang tanggal dan kondisi barang.
Jenis, jumlah, arus keluar masuk barang, kondisi barang dan lain-lain.
Data dan identitas pegawai, jumlah upah/gaji, prestasi kerja dan catatan lainnya.
Mencatat semua surat yang masuk maupun yang keluar dengan mencatat tanggal proses surat, isi surat dan keterangan lainnya yang penting.
Contoh diatas adalah sebagian saja dari tugas pencatatan perusahaan. Masalah lain yang perlu dicatat dapat ditentukan sesuai kegiatan dan kepentingan selanjutnya catatan tersebut disimpan sehingga mudah untuk digunakan kembali.
SISTEM PEMBUKUAN PERUSAHAAN KECIL
Pembukuan merupakan bahan informasi untukmengetahui keadaan keuangan perusahaan seperti transaksi keuangan, biaya, laba, rugi, pajak yang harus dibayar dan sebagainya. Juga diketahui jika ada penyimpangan sehingga perbaikan dapat dilakukan dengan segera. Diketahui pula bagaimana kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajiban finansialnya dan dapat diramalkan bagaimana hari depan perusahaan. Disamping itu kejelasan catatan keuangan merupakan keharusan pada waktu mengajkan pinjaman kepada lembaga pengkreditan.
Data yang dicatat tergantung jenis dan kegiatan usaha serta informasi yang dibutuhkan agar perusahaan dapat beroperasi secara efisien. Banyak ragam prisedur pencatatannya diantaranya adalah metode tata buku atau akunting.
Ada dua macam tata buku yaitu:
1. Tata buku berpasangan, buku ini sering digunakan oleh perusahaan menengah dan perusahaan besar.
2. Metode tata buku tunggal yang lebih sederhana dan mudah diterapkan diperusahaan kecil.
Dalam tata buku tunggal, proses proses pembukuan diawali dengan membuat daftar inventaris dan neraca. Kemudian kejadian sehari-hari dalam perusahaan ditata dalam buku harian. Dari buku harian ini dapat dibuat ikhtisarnya dan disusun keuangan yang meliputi neraca dan perhitungan laba ruginya.
Membuat Inventaris dan Neraca
Inventaris Menurut definisinya inventaris mengacu pada persediaan segala barang sumber daya baik hutang maupun yang digunakan dalam sebuah perusahaan yang dapat berbentuk Bahan mentah, Pekerjaan-dalam-proses, Barang jadi, Suku cadang komponen,
Didalam daftar inventaris diterangkan keadaan harta dan utang menyebutkan harga masing-masing pada waktu tertentu, disebut pula nilai harga bersihnya beserta modelnya. Dari daftar inventaris ini dibuat neraca yang menunjukkan himpunan antara harta dan utang. Data-data dikutip dari daftar inventaris dengan menampilkan harta disebelah kiri dan utang disebelah kanan. Sisi-sisi tabel neraca ini sering disebut dengan debet kredit.
Kedua daftar diatas biasanya dibuat sekali setahun. Dalam daftar inventaris semua jumlah dicatat dalam sebuah lajur berturut-turut kebawah yang disebut bentuk stuffer. Sedang bentuk neraca yang terdiri dari dua bagian kanan dan kiri disebut skontro.
Pengelolaan Inventaris
Ada bermacam-macam gagasan mengenai inventaris. Salah satu pemikiran adalah bahwa mempunyai inventaris adalah tidak dapat dihindari karena biaya untuk tidak mempunyai inventaris pada saat nasabah menginginkan mereka lebih tinggi dari biaya yang ditanggung untuk pemilikan inventaris. Pemikiran lain sangat percaya bahwa inventaris adalah akar dari segala kecurangan dalam berproduksi. Dengan kata lain, kehadiran inventaris mengandung arti bahwa dibalik tingkat inventaris, perusahaan sedang menyembunyikan kekurangan efisiensi tertentu dari produksi.
Modul ini terfokus kepada pemikiran yang pertama. Jika inventaris tidak dapat dihapuskan secara menyeluruh dan produksi tanpa persediaan merupakan situasi yang ideal, maka inventaris paling tidak harus dikelola.
Inventaris ada untuk memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan nasabah. Inventaris biasanya juga ada untuk memperlancar arus barang melalui proses produksi khususnya bagi pusat pekerjaan yang mempunyai ketergantungan. Alasan utama kehadirannya adalah perlindungan terhadap ketidakpastian pemasok. Keberadaan inventaris juga memungkinkan pemanfaatan realistis dan sebesar-besarnya dari perlengkapan dan tenaga kerja.
Berapa biaya dari pengadaan inventaris?
Ada dua kelompok biaya yang terkait dengan inventaris –
(1) biaya untuk menyimpan inventaris, dan
(2) biaya untuk tidak menyimpan inventaris.
Biaya untuk menyimpan inventaris mencakup biaya unit bahan; biaya pemesanan atau pemesanan ulang; dan biaya penyimpanan.
• Bilamana perusahaan menghasilkan bahan yang dibutuhkan untuk membuat produk, biaya pemesanan ulang diganti dengan biaya penyiapan mesin atau melakukan perubahan kegiatan.
• Biaya penyimpanan pada umumnya mencakup biaya gudang, asuransi kebakaran dan pencurian, serta administrasi gudang.
• Biaya tidak berwujud yang berkaitan dengan penyimpanan inventaris adalah kerugian peluang yang berhubungan dengan investasi dalam inventaris yang kalau tidak bisa dikeluarkan untuk usaha yang lebih menguntungkan.
Biaya untuk tidak menyimpan inventaris terutama terkait dengan kehilangan goodwill dan hilangnya pendapatan sekiranya terjadi kekurangan inventaris belum lagi adanya kemungkinan menyebarnya kejadian seperti itu ke para calon nasabah.
Apa yang dimaksud dengan manajemen inventaris?
Manajemen inventaris berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian inventaris. Perencanaan inventaris mencoba untuk mencari jawaban atas dua pertanyaan dasar:
• Kapan Memesan -Pertanyaan ini berhubungan dengan konsep pemesanan ulang. Ini merupakan sistem dimana setiap bahan yang digunakan secara teratur dipesan ulang kalau persediaan berkurang sampai tingkat tertentu. Tingkat tersebut biasanya merupakan fungsi dari waktu penyelesaian proses, permintaan harian, dan stok yang aman.
• Berapa banyak yang Harus Dipesan - Kuantitas yang dipesan ditentukan melalui Kuantitas Pesanan Ekonomis.
Ada dua sistem perencanaan inventaris mendasar - (1) model pesanan dalam jumlah yang tetap, dan (2) model berdasarkan waktu yang tetap.
Kebijakan inventaris perusahaan yang menggunakan Model Pesanan dalam Jumlah Tetap adalah dengan memesan kuantitas standar kalau titik untuk pemesanan ulang tercapai tanpa menghiraukan kapan ini terjadi. Ini dipicu kejadian dan bergantung kepada permintaan atas barang-barang tersebut. Model ini dapat diterapkan untuk:
• Barang-barang yang lebih mahal
• Barang-barang yang lebih penting
Model Waktu Tetap adalah sistem perencanaan inventaris yang lain di mana kebijakan inventaris adalah untuk memesan bahan atau suku cadang pada waktu yang telah ditentukan tanpa menghiraukan apakah titik pemesanan ulang telah tercapai. Kebijakan ini dipicu oleh waktu dan tidak melibatkan penghitungan fisik barang inventaris. Model ini berlaku berdasarkan kondisi sebagai berikut:
• Barang-barang yang tidak begitu mahal dan tidak begitu penting
• Vendor/pembeli bisa mendapatkan pesanan baru jika mereka melakukan kunjungan teratur/rutin ke para nasabah.
• Vendor/pembeli akan menggabungkan pesanan untuk mengurangi biaya pemesanan dan pengangkutan.
Karena sistem tersebut dipicu oleh waktu, maka maka dibutuhkan jumlah persediaan diatas rata-rata untuk melindungi diri dari kehabisan persediaan selama masa peninjauan.
Bagaimana cara mengendalikan persediaan?
Sistem Pengendalian Inventaris dirancang untuk memantau tingkat inventaris dan merancang sistem dan prosedur bagi pengelolaan inventaris secara efektif. Dalam pengadaan sistem untuk mengelola inventaris, ada dua wilayah keputusan penting - (1) penggolongan inventaris dan (2) ketepatan pencatatan inventaris.
Strategi pengendalian inventoris mencakup sebagai berikut:
• Analysis ABC – ini merupakan teknik yang menggolongkan inventaris perusahaan menurut tiga golongan berdasarkan voluma dolar tahunan.
Voluma dolar tahunan dihitung sebagai berikut:
ADV = permintaan tahunan atas setiap barang inventaris x biaya per unit
Berdasarkan ADV maka semua barang inventaris dapat digolongkan sebagai berikut:
Penggolongan Keterangan
Kelas A ADV tinggi biasanya mewakili sekitar 15% dari jumlah barang inventaris tetapi mencapai sekitar 75-80% dari jumlah biaya inventaris.
Kelas B ADV cukup tinggi yaitu mewakili sekitar 30% dari jumlah barang tetapi 15-25 % dari seluruh nilai.
Kelas C ADV adalah rendah, mewakili sekitar 55 % semua barang tetapi hanya 5% dari seluruh nilai.
Penggolongan ini menyatakan secara tidak langsung bahwa semua barang Kelas A perlu memiliki tindakan pengendalian lebih keras, meramalkan secara lebih akurat, dan membutuhkan jumlah pemasok lebih banyak.
Perhitungan Siklus
Perhitungan siklus melibatkan pemeriksaan/ audit tanpa henti terhadap semua barang inventaris. Ini memanfaatkan penggolongan barang inventaris dari analisis ABC. Ada tiga prosedur penting dalam perhitungan siklus:
• Hitunglah barang-barang inventaris.
• Periksa kebenaran terhadap catatan.
• Dokumentasikan segala ketidaktepatan.
• Telusuri penyebab dari segala ketidaktepatan tersebut.
• Ambil tindakan perbaikan.
Perhitungan siklus dilakukan secara teratur dan tanpa pengumuman sebelumnya. Frekuensi perhitungan siklus bergantung kepada penggolongan barang-barang inventaris, sebagai berikut:
Penggolongan Frekuensi Perhitungan Siklus
Kelas A Satu kali sebulan
Kelas B Sekali dalam satu kuartal
Kelas C Setiap enam bulan sekali
Pengadopsian 5S
Sistem 5S adalah sistem yang berasal dari Jepang tentang teknik pengaturan rumah tangga secara praktis dan meliputi lima pilar:
Kata Jepang Terjemahan Bahasa Inggris Keterangan
SEIRI Menyortir Sebuah TINDAKAN untuk menyortir dan menggolongkan mereka apakah dibutuhkan atau tidak dibutuhkan. Semua barang yang tidak dibutuhkan disingkirkan atau dibuang sedangkan barang-barang yang dibutuhkan dikelola dan disimpan dengan saksama.
SEITON Menyusun Sebuah TINDAKAN untuk menaruh setiap barang yang dibutuhkan di lokasi yang benar dan memastikan bahwa barang tersebut dalam keadaan baik. Ini meliputi penggunaan label, tanda, sistem penyimpanan dan pemeliharaan catatan untuk membuat penyimpanan dan penemuan kembali semua barang ini lebih mudah.
SEISO Menyapu Sebuah TINDAKAN untuk membersihkan tempat kerja Anda dengan saksama untuk memastikan kebersihan dan kerapiannya.
SEIKETSU Membersihkan KEADAAN dimana standar tinggi pemeliharaan rumah tangga yang baik dijaga sehingga tidak ada debu dan karat dimana saja dan bahwa seluruh karyawan memiliki komitmen terhadap 3S yang pertama.
SHITSUKE Shitsuke KEADAAN dimana semua anggota mempraktekkan 4S diatas dengan spontan dan siap sedia sebagai jalan hidup dan menjadi budaya perusahaan.
Neraca :
Unsur utama dari neraca adalah:
• Harta = sumberdaya ekonomi seperti bangunan, perlengkapan, tanah, kendaraan bermotor, jumlah yang dihutang oleh pelanggan (piutang), paten dan deposito bank.
• Kewajiban = kewajiban ekonomi untuk membayar jumlah tertentu yang pasti dan wajar pada satu waktu di masa mendatang. Ini merupakan klaim terhadap bisnis oleh kreditor.
• Modal = bunga residu dari pemilik di dalam bisnis.
Unsur khusus dari neraca adalah:
• Harta Lancar = termasuk tunai dan aset lain yang di dalam jalannya bisnis secara normal akan berubah menjadi tunai biasanya dalam waktu satu tahun sejak tanggal neraca. Ini terdiri atas tunai, sekuritas yang dapat diperdagangkan (atau investasi sementara), piutang, inventaris, dan biaya dibayar di muka (pembayaran di muka, seperti asuransi, di mana bisnis belum menerima keuntungan). Oleh karena itu, harta lancar biasanya adalah harta kejra lancar di mana harta itu secara konstan diubah menjadi uang tunai.
• Harta Tetap = disebut juga properti, bangunan, dan perlengkapan, ini menunjukkan aset-aset yang tidak dimaksudkan untuk dijual dan yang akan dipakai seterusnya untuk membuat produk, menampilkannya, menyimpannya, mengangkutnya. Harta tetap biasanya terdiri atas tanah, bangunan, mesin, dan perlengkapan kantor.
• Depresiasi = dimaksudkan untuk tujuan akuntansi sebagai penurunan nilai manfaat akibat keausan dari penggunaan dan berjalannya waktu. Nilai tetap juga akan menurun nilai manfaatnya dari sudut kemutakhirannya akibat penemuan baru dan teknologi maju yang diperkenalkan. Biaya yang keluar untuk mendapatkan properti, bangunan, dan perlengkapan harus menyebar di sepanjang usia manfaat yang diperkirakan. Metode yang umum digunakan adalah depresiasi garis lurus. Tanah tidak terkena depresiasi.
• Kewajiban Lancar = biasanya mencakup semua hutang yang jatuh tempo dalam setahun. Pembayaran yang dibuat untuk hutang lancar biasanya datang dari harta lancar bisnis.
• Hutang Dagang = menunjukkan jumlah yang dihutang oleh bisnis ke kreditor bisnis reguler dari mana bisnis membeli barang atau jasa.
• Nota Bayar = uang yang dihutang ke bank atau pemberi pinjaman lainnya (yang tercantum di dalam nota kesanggupan (promes) yang telah diberikan oleh peminjam).
• Kewajiban Akrual Dibayar = dapat mencakup gaji dan upah yang dibayarkan ke karyawan, bunga terhadap dana yang dipinjam dari bank, premi asuransi dan item sejenis. Sepanjang jumlah yang dihutang belum dibayar pada tanggal neraca, biaya ini dikelompokkan sebagai total di bawah biaya akrual dibayar.
• Pajak Penghasilan Dibayar = jumlah yang diutang dan dibayar ke BIR
• Kewajiban Jangka Panjang = hutang yang jatuh tempo setelah satu tahun dari tanggal laporan keuangan
Membuat Buku Harian
Buku harian adalah Seluruh kegiatan harian perusahaan yang memengaruhi kekayaan perusahaan seperti pembelian, penjualan, peneriamaan dan pembayaran, harus dicatat terus menerus secara kronologis. Seriap kegitan tersebut dilakukan.
Buku harian menyebut tangggal kejadian, keterangan dan jumlahnya yang dicatat berdasarkan bukti-bukti, faktur dan sebagainya.
Karena banyaknya kejadian yanng dicatat maka sebaiknya setiap jenis kegiatan dibuat dibuku tersendiri sehingga tidak semberawut. Semua kegiatan bisa ditulis dalam buku harian, tetapi bisa juga dipisah-pisahkan misalnya buku bank, kas, pembelian, penjualan, produksi dan buku memorial pelengkap. Untuk membantu buku harian sering pula perusahaan membuat buku tambahan yang diantaranya buku utang (kredit), piutang (debitur), gudang dan sebagainya. Jadi banyak pembukuan yang dapat dibuat dalam perusahaan dan semua itu tergantung jenis dan kegiatan usahanya serta kebutuhannya. Kesemuanya dibutuhkan bagi perusahaan kecil.
Banyak catatan lain yang semestinya dibuat, baik yang menyangkut keuanagan maupun tidak. Bentuk catatan itu hendaknya sesederhana mungkin sehingga mudah dipergunakan dan dibawa, jika dipandang perlu maka tugas-tugas pembukuan dan administrasi dapat diserahkan pada tenaga mahir, satu hal lagi yang tidak boleh dilupakan yaitu dalam pembukuan catatan perlu disediakan dana atau biaya. Untuk menghemat biaya itu diharapkan ketelitian agar jangan sampai ada catatan yang tumpang tindih, jangan membuat catatan yang sebenarnya tidak dilakukan dan catatan yang tidak akan diperlukan sebaiknya dimusnakan.
Prosedur Pencatatan Operasional
Prosedur pencatatan operasional dilakukan sesuai dengan pola kegiatan yang mengikuti setiap aktivitas operasioanal. Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi:
a. Kegiatan Pembelian:
1. Prosedur pembelian bahan
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
3. Prosedur order pembelian
4. Prosedur penerimaan barang
5. Prosedur pencatatan utang.
b. Kegiatan Penerimaan:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur persetujuan kredit
3. Prosedur pengiriman uang
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang.
c. Kegiatan Kas Masuk dan Kas Keluar:
1. Bagian administrasi dan Keuangan (BAK) mengirim Surat Tangan (ST) kepemesanan
2. BAK menerima ST, Faktur Penjualan (FJ) dan Kas atau Cek dari pemesanan.
3. BAK mencatat adanya kas masuk
4. BAK menerima ST dan Laporan Pengiriman Barang (LPB) dari pemasok
5. BAK mengirim kas, cek serta surat tagihan ke pemasok
6. BAK mencatat adanya kas keluar
7. BAK menerima laporan persediaan barang dan laporan penggunaan biaya-biaya dari bagian pemasran
8. BAK menerima laporan pemakaian bahan baku dan laporan penggunaan biaya-biaya dari bahan operasional.
Pencatatan Prosedur Pemesanan
Yang dimaksud costing dalam berproduksi adalah menghitung biaya proses produksi untuk menentukan harga pokok produksi. Unsur-unsurnya adalah:
1. Biaya bahan langsung
2. Biaya tenaga langsung
3. Biaya pabrik tak langsung
Biaya bahan langsung merupakan biaya dari perolehan semua bahan yang dapat langsung diperhitungkan kedalam harga pokok dari barang jadi yang diproduksi. Untuk perusahaan genteng misalnya tanah merah.
Biaya tenaga langsung merupakan biaya tenaga kerja ynag ikut berperan langsung dalam proses produksi. Untuk pabrik mebel misalnya upah tukang.
Biaya pabrik tak langsung merupakan biaya-biaya yang dikelaurkan sehubungan dengan adanya proses produksi. Untuk biaya pabrik tak langsung terdiri atas;
1. Biaya bahan penolong, misalnya lembaga percetakan
2. Biaya tenga tak langsung yaitu biaya upah untuk tenaga yang tidak terlibat langsung dalam proses produksi, misalnya sopir truk.
3. Biaya pemeliharaan dan servis peralatan
4. Biaya asuransi dan sejenisnya.
5. Biaya fasilitas penunjang, misalnya listrik, telpon dan PAM.
Untuk memudahkan perhitungan dan kegiatan produksi memberikan informasi langsung mengenai biaya. Volume dan laba (BVL) atau suatu jenis produk, serta kapan harus dimulai dan saat harus selesai. Misalnya pada industri kulit akan memberikan informasi langsung tentang BVL dari masing-masing tumpukan produk seperti dari anyaman, sovenir atau tas kulit.
0 Response to "SISTEM ADMINISTRASI"
Post a Comment